行業(yè)研究：開放式辦公室設(shè)計日趨流行，辦公室里的私密性該如何解決？
文中提到的三個解決方案有個共同點是，在取消固定工位的同時，給予員工更多選擇。
辦公家具制造商 Haworth 不久前發(fā)布了一份白皮書，這份叫做 Designing for Focus Work 的研究顯示，因為工作被打斷以及干擾等因素，平均來看，辦公室員工已浪費了 28% 的工作時間，故而必須加班才能完成工作。而在這份白皮書做的全球調(diào)查中，超過半數(shù)的受訪者表示，他們的雇主并沒有設(shè)法幫助他們管理超負(fù)荷的工作。
身處開放式辦公環(huán)境中的員工，時刻被隨時切入的資訊、來來往往的人以及各種莫名的噪音困擾，用于獨立思考和解決問題的時間正在減少。
不過，這不是什么新鮮的洞見。
2013 年，建筑公司 Gensler 針對工作場所的調(diào)查顯示，近 5 年，美國工作場所辦公的效率已經(jīng)下降了 5%；
2014 年，英國辦公設(shè)備服務(wù)公司 Expert Market 調(diào)查發(fā)現(xiàn)，54% 的員工可能更希望在單獨隔開的辦公空間進行工作；
同樣是在 2014 年，美國辦公家具品牌 Steelcase 委托全球調(diào)研機構(gòu) IPSOS 進行的調(diào)查顯示，近 69% 的員工對他們的工作環(huán)境表示不滿意，這其中 85% 的人表示，在日常辦公環(huán)境中，容易受到周圍同事的影響或其他人的談話聲而無法集中注意力，另有 85% 的人認(rèn)為當(dāng)他們想要獨處放松或思考問題時，發(fā)現(xiàn)公司里并無合適的環(huán)境。
過去十余年，共享型、開放式辦公空間大幅度增加，逐漸取代格子間成為主流辦公布局。雖然開放式環(huán)境被認(rèn)為增加了員工之間的合作關(guān)系，降低了房地產(chǎn)成本，但 Haworth 的報告指出，開放式空間對于個體員工的績效，并沒有積極的提升效應(yīng)。
“成功的合作需要集體協(xié)作的努力，也需要個人高度專注的工作。在互動協(xié)作模式和專注思考模式之間能夠任意切換，對于工作效率來說，才是具有意義和成效的?！卑灼袑懙馈?/p>
要知道，開放式的辦公環(huán)境并不只有噪音污染和視覺混亂這些看得見的問題，很多時候，它也為員工間接創(chuàng)造了一個充滿競爭壓力以及剝奪隱私的狀態(tài)，并不是所有人都適應(yīng)這種一舉一動都暴露無遺的環(huán)境。
我們嘗試著從不同領(lǐng)域、規(guī)模、形態(tài)的辦公空間案例入手，分析時下辦公場所的設(shè)計特點。我們發(fā)現(xiàn)，以下五個趨勢出現(xiàn)頻率較高，大多數(shù)辦公室設(shè)計的方向都可以歸納其中：
依公司工作協(xié)作特點量體裁衣設(shè)計辦公場所，注重提升工作效率；
協(xié)作辦公與私密性的平衡；
智能化辦公，幫助企業(yè)提升員工工作體驗；
注重身心健康、可持續(xù)發(fā)展；
借力設(shè)計闡釋公司文化。
這是第二篇，我們嘗試通過三個案例，討論“協(xié)作辦公與私密性的平衡”，在協(xié)作溝通被看作是創(chuàng)新和效率不可缺少的部分時，也應(yīng)該注意到，私密性、安靜以及獨處，對于創(chuàng)意、效率乃至領(lǐng)導(dǎo)工作至關(guān)重要。
“我覺得當(dāng)大家有選擇的時候，就會覺得這是一個有幸福感的辦公室。”
今年，地產(chǎn)代理行仲量聯(lián)行上海分公司搬了新家，原來的固定工位取消了，管理者的單獨辦公間也沒有了，原本森嚴(yán)的層級關(guān)系被打破，取而代之的，是融合了聯(lián)合辦公概念的有機空間。
吳允燊現(xiàn)在沒有自己的固定辦公室，公司遷址后，他更喜歡到處走一下，和同事們隨機交流，“我希望旁邊有很多人可以跟我溝通，多過我在一個很好的、自己的私人封閉辦公室里辦公。”他是仲量聯(lián)行上海及華東區(qū)董事總經(jīng)理。
1994 年，仲量聯(lián)行設(shè)立上海分公司，正式進入中國市場。經(jīng)歷了 20 余年不斷的本土化嘗試，仲量聯(lián)行已在北京、成都、廣州等 13 個城市開設(shè)分公司。他們不再需要告訴人們仲量聯(lián)行能為他們做什么，也成為了很多希望進入地產(chǎn)代理行業(yè)的公司人所向往的企業(yè)。
“公司應(yīng)該要做一些改變，來符合客戶、社會和自己員工的需求，我們過去不斷地在幫我們的客戶達(dá)成愿景，現(xiàn)在我們更想要強調(diào)的是，要怎么樣的一個環(huán)境，才可以通過我們的員工幫助我們的客戶達(dá)成愿景?！?/p>
在上海，人們熟知的許多地標(biāo)性大型商業(yè)物業(yè)都是仲量聯(lián)行的服務(wù)對象，比如為上海中心、上海 ifc、會德豐廣場以及興業(yè)太古匯提供辦公樓獨家代理服務(wù)，為虹橋交通樞紐和外灘金融區(qū)提供戰(zhàn)略顧問服務(wù)，以及為花旗銀行大廈和月星環(huán)球港提供物業(yè)管理服務(wù)等等。
這次借著辦公室遷址的動作，仲量聯(lián)行上海分公司也想通過去做一些不同的設(shè)計，重新定義公司品牌，請來了專注于辦公空間領(lǐng)域設(shè)計的 iDA Workplace + Strategy 公司操刀新辦公室的設(shè)計。
新辦公室位于興業(yè)太古匯一座的 22、23 層。從電梯間出來，通過一扇玻璃門，便來到了一個體量很大的開放式空間“Equator Club 赤道俱樂部”。設(shè)計團隊摒棄了傳統(tǒng)公司前臺的做法，借鑒酒店禮賓部的思維，希望能夠減少一些企業(yè)色彩，更加著重于用戶體驗，營造出超越辦公以外的氛圍。
手機一卡通的使用，意在為員工暢行各個辦公區(qū)域提升效率。
在仲量聯(lián)行工作，隨時隨地大大小小的會議是免不了的。這時候，無線投影系統(tǒng)和無線 IP 電話的配置就顯得格外貼心了，大大節(jié)省了準(zhǔn)備調(diào)試各種儀器的時間。而在一間 15 分鐘自動斷電會議室里，一張高高的圓桌置于中心，周圍是可供員工暫時倚靠的墻面，一到 15 分鐘整個房間自動斷電變黑，這個充滿巧思的智能設(shè)計，目的是要讓讓許多冗長乏味的會議變得精簡、有效率，廢話連篇也可能變?yōu)椤坝性捴闭f，長話短說”。
沿著“赤道俱樂部”旁的樓梯走上 23 樓，視線變得很開闊。
大面積的落地窗外就是時髦喧鬧的城市景觀和自然光線，木質(zhì)感和綠植墻組合構(gòu)成的這個空間，被稱之為“AuroraCafé 極光咖啡館”。三三兩兩的同事聚在這里聊天、談工作，周五晚上在結(jié)束一周的繁冗工作后亦有人在這里開 party 辦活動。
除了前述這些公共空間的創(chuàng)意體驗，融合了聯(lián)合辦公體驗的辦公區(qū)域，也不再是過去嚴(yán)肅正經(jīng)的刻板形象。
時下硅谷科技公司最流行的辦公套件在這里都可以看到，既有順應(yīng)私密性趨勢的創(chuàng)新型格子間設(shè)計，又有可以進行一對一談話、獨自打電話或者僅僅是單獨放空一下的小隔間，或是為偏好于站立式辦公的員工提供的桌椅，以及不同區(qū)域的吸音板裝置。
而不同種類的會議室也為員工提供了多種選擇，比如需要一定程度的私密性，可以選擇不同體量的會議室房間，能讓人更專注、不被干擾地開會；而如果需要即時、快速地溝通問題，也可以去比較開放的空間來討論。
用吳允燊的話說，“我覺得當(dāng)大家有選擇的時候，就會覺得這是一個有幸福感的辦公室?！?/p>
而這也是吳允燊聽到最多的反饋，“以前其實是沒有選擇的，我就只能在會議室，要不就是在我的工位上面，他們現(xiàn)在可以按照他們的需要去尋找一個場景，這個場景可能是在我們的極光咖啡館，或是沙發(fā)區(qū)，甚至坐在我們的赤道俱樂部?！?/p>
在空間美學(xué)上，辦公區(qū)也將家具、材質(zhì)、顏色以及燈光的搭配，巧妙地融合，用暖色調(diào)取代鮮亮色彩，呈現(xiàn)出和諧親近的氛圍，以城市規(guī)劃為動線設(shè)計靈感，既有“大路”的設(shè)計，也有“小巷”的細(xì)節(jié)。
增進與同事之間的互動，成為入駐新辦公室后最大的變化之一。
吳允燊以自己為例來說，“以前呢，溝通的都是坐在我旁邊的那幾個部門，搬進來以后我也在 23 樓坐過，也在我們不同部門的位置上坐過，有些時候雖然太忙，但是五分鐘的交流，看看他們在做什么，那大家有兩三個機會交流，都是我了解我們的業(yè)務(wù)很重要的來源?！?/p>
仲量聯(lián)行華東區(qū)市場部高級經(jīng)理劉東旭也告訴我們，搬入新辦公室后，工位其實比原來少了不少，但這并不妨礙辦公，沒有了固定工位，一般一個部門的人會選擇一片區(qū)域集中辦公方便交流與溝通，完成工作后會把自己的私人物品放進個人置物柜里鎖起來。
況且考慮到他們的工作性質(zhì)，工作日在外出差、會見客戶的頻率都很高，為每個人設(shè)置固定工位也是一種浪費。
給予員工更多辦公場景的選擇，創(chuàng)造同事之間更多互動機會，這都是吳允燊樂見的結(jié)果，但在做這個新的辦公室改變的過程中，他也有過擔(dān)心，“這會不會對我們的運營有很大的影響？”
在真正搬進去工作了幾個月后，他的疑慮漸漸被打消了一部分，但新的挑戰(zhàn)也擺在了面前，“在我們業(yè)務(wù)的管理上，以前是看到我們的同事坐在一起，知道他們在做什么，現(xiàn)在只能看到結(jié)果，過程呢，可能你沒有辦法每一個都管理到，這也是個很大的課題?！?/p>
私人辦公室不鼓勵協(xié)作共事，但失去私密性的空間也并不受員工歡迎
成立于 2005 年的 TAQA，是阿布扎比一家國際能源公司，在過去十年成長速度極快，運營范圍在能源行業(yè)中不斷擴大，遍及 11 個國家，極速擴張也意味著員工分布在各個地區(qū)，后勤組織相對困難。
但在高層管理者看來，讓員工聚集到總部城市里來，才能更好地發(fā)揮集體才智的能量，“我們還是一家年輕的企業(yè)，我們在全世界坐擁 320 億美金的資產(chǎn)。但是我們在阿布扎比的團隊卻依舊在隔間里工作，我想我們必須要去除一些障礙，” TAQA 執(zhí)行副總裁 Ifran Nadeem 說道。
他們在阿布扎比一幢高樓里租下了 23 至 25 三層空間，占地 5543 平方米。負(fù)責(zé)其辦公空間設(shè)計的，是美國建筑設(shè)計公司 Perkins+Will 。
這不只是簡單的辦公室搬家，對于 TAQA 的員工來說，是工作方式、狀態(tài)的一次革新。
按照 TAQA 業(yè)務(wù)經(jīng)理 Khaled Hag 的說法，對于浸淫在阿拉伯文化中的許多企業(yè)員工來說，他們已經(jīng)習(xí)慣在擁有許多私人辦公室的環(huán)境里工作了，高層管理者也都習(xí)慣于擁有私人辦公室來體現(xiàn)自己的職權(quán)，雖然這樣的工作環(huán)境并不鼓勵協(xié)作共事。
在遷入新總部之前，TAQA 高層征詢了不少員工意見，他們很快就意識到，私密性是設(shè)計考量的重點，許多員工的態(tài)度表明，失去私密性的空間將會是不受歡迎的。
TAQA 高層對于新空間的設(shè)計提出了明確的要求，“這應(yīng)是一個集會議、待客、協(xié)作交流辦公于一體的空間，人們可以聚在一起，協(xié)作共事，同時也提到，新空間的設(shè)計不能忽略個體員工對于私密性的需求?！?/p>
“我們需要創(chuàng)造一個能反映我們業(yè)務(wù)多樣性的空間，能讓人更容易地溝通交流。創(chuàng)新和新技術(shù)當(dāng)然很重要。但是對企業(yè)而言，更為重要的是員工的質(zhì)量以及他們之間的緊密聯(lián)系?！?/p>
如何做到既滿足個人私密性需求的空間，又有支持協(xié)作辦公的空間，設(shè)計團隊需要找到一種平衡方案。
明麗配色的家具傳遞出一種隨性的親和力和創(chuàng)造力，玻璃隔斷上繪有表示能量浪潮的圖案，呼應(yīng)著公司文化主題。落地窗外就是一覽無余的海灣和阿布扎比老城風(fēng)貌。
整個樓層設(shè)計規(guī)劃，將開放式辦公區(qū)域、共享協(xié)作空間以及私密性空間做了有效區(qū)隔。
比如客戶會議可以在第 25 層舉行，這一層配置有一個董事會會議室、若干個普通會議室、一個大禮堂，以及公司專門設(shè)置的待客空間 Majlis，保證了員工與外部訪客互動交流時，不會干擾到辦公室中日常工作的員工。
而在 23、24 層，員工可以找到能夠讓自己舒服辦公的角落，不管是可以進行私人電話通話的小隔間，還是緊鄰窗前看著海景暢快工作的開闊地。
“每個員工的工作方式不盡相同，我們需要給他們不同的選擇，” Khaled Hag 表示。“那些對私密性問題有顧慮的人在適應(yīng)新環(huán)境后都不再擔(dān)憂，我認(rèn)為不會有人想回到以前的狀態(tài)了。”
用活動辦公區(qū)替代固定工位，讓工作變得高效且富有趣味
土耳其 ING 銀行總部位于伊斯坦布爾重要的經(jīng)濟區(qū) Maslak。此番接手其總部改造任務(wù)的，是伊斯坦布爾本土團隊 Bak?rkure Architects。
改造的第一步是員工調(diào)研。
關(guān)于舊辦公環(huán)境，ING 銀行總部員工給出了不同維度的反饋意見，包括絕大多數(shù)員工不喜歡辦公室暗沉單調(diào)的配色、刻板的辦公桌椅擺放方式和空間布局，而關(guān)于會議室、公共空間太少且空間利用率并不高的抱怨也很多。
受訪的員工中有 75%的人表示他們希望有獨立的辦公空間，90% 希望可以在工作時靈活調(diào)整位置。有 75%的員工對于照明設(shè)施心存不滿，90%的人覺得空調(diào)起到的作用太弱，容易導(dǎo)致在工作時感到疲勞。
另有一個明顯的問題是，整個辦公室的設(shè)計過于強調(diào)上下等級之間的劃分，比如，開會時使用的大桌子，除了體現(xiàn)高管團隊的權(quán)威之外，有些浪費空間，員工們更希望與高管之間拉近距離，協(xié)同工作。
前述調(diào)研結(jié)果幫助 Bak?rkure 團隊制定了設(shè)計策略，他們意在將銀行辦公所需的不同功能空間，反映在設(shè)計的各個角落。
移動性成為改造實現(xiàn)的核心功能。隨著移動辦公普及，員工們不再被局限于工位上，創(chuàng)造一種鼓勵協(xié)作、分享，增進創(chuàng)造性的環(huán)境，進而提升整體工作的體驗，成為越來越多公司的選擇。
全樓無線基站的設(shè)置，使得員工可以使用內(nèi)部無線智能通話設(shè)備進行交流和溝通，固定電話被淘汰。設(shè)計師為空間加入了新的活動辦公區(qū)，便于員工在不同類型的空間選擇適合自己工作方式的位置，這就賦予了員工更多的自主選擇權(quán)，需要靜下心來工作時獨辟一個區(qū)域辦公，需要溝通合作時圍坐在一起協(xié)同工作。
原先的標(biāo)準(zhǔn)工作臺是屬于員工們一對一式的固定工位，但新空間將標(biāo)準(zhǔn)工作臺改造為共同工作區(qū)域，員工可以自主選擇在哪里辦公，這種自由的工作形式，可以提高員工的工作積極性和效率。而為了滿足員工個人需求，辦公室里還設(shè)置了私人通話用的電話亭和個人用的儲物箱。
部分高管的座位安排在空間的角落位置，便于監(jiān)控整個空間。辦公區(qū)域緊挨窗邊，充分享受自然光照，而相對來說對于自然光需求較少的空間，比如會議室，則置于空間中部。
為了保證整體空間的寬敞舒適度，設(shè)計師移除了舊空間中的吊頂，天花板結(jié)構(gòu)裸露在外，增加了空間的高度。而在人流密集的辦公及會議區(qū)域，采用噴嘴送風(fēng)技術(shù)，解決了空調(diào)不足的問題。
公共區(qū)域也是這次革新的重點?？Х葏^(qū)設(shè)置在不同區(qū)域，可供人們隨時使用。而餐飲區(qū)被分成幾個板塊，另設(shè)有公共臺階、冬季花園和籃球場等區(qū)域，滿足員工聚會、閱讀或是進行其他社交活動的需求，也是大樓內(nèi)最為活躍的空間之一。
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